補助金申請で必要な根拠資料を行政書士が解説｜何をどこまで準備するべきか
maple40110補助金申請では、申請書そのものと同じくらい重要なのが 根拠資料の準備です。
審査員は事業計画や費用だけでなく、そこに書かれた数値や内容を裏付ける証拠資料によって評価します。
根拠資料が不十分だと、評価されにくいだけでなく、最悪 不採択や不備判定につながる可能性もあります。
この記事では、
・どのような根拠資料が必要か
・何をどう準備すれば審査で評価されるか
・よくある準備不足のパターンと回避策
を行政書士の実務視点で丁寧に解説します。
補助金申請で「根拠資料」とは何か？
根拠資料とは、申請書に記載されている内容を客観的に証明する書類・データのことです。
申請書を書いた本人の言葉だけでは評価されず、数値や事実を裏付ける資料があることで審査員の信頼度が高まります。
根拠資料は以下の3つの目的で使われます：
- 記載内容の裏付け
- 数値（費用・効果）の根拠
- 経費の支出・実施計画の証明
申請で必要な代表的な根拠資料と準備方法
補助金の種類や制度によって必要な資料は変わりますが、どの申請でも最初に確認すべき根拠資料を以下に整理します。
① 見積書（複数社取得が推奨）
補助金申請で最も基本になるのが 見積書です。
ただし見積書は、
- 金額だけでなく
- 仕様・数量・提供条件
まで正確に記載されている必要があります。
実務的なポイント
- 同じ仕様で複数社から見積書を取得
- 日付・会社名・金額・仕様が一貫している
- 契約・発注時も見積書の内容に忠実にする
見落としがちなミス
✔ 仕様が異なる見積を比較してしまう
✔ 口頭で受けた概算を申請書に書いてしまう
✔ 日付が申請期間外の見積を使ってしまう
根拠資料の中で特に重要なのが 見積書の整合性と詳細の正確性 です。「見積書のNG例・OK例」では、審査で評価される見積書の実例とポイントを具体的に紹介しています。
② 請求書・領収書・振込証明（支出の証明）
申請には、支出の根拠を示す書類が必要です。
必要な理由
- 実際に支払った証拠
- 実施した証明
- 審査員が支出の適正を判断する材料
実務チェック
- 領収書・請求書と振込明細が一致している
- 振込日が申請対象期間内である
- 領収書の宛名・内容と申請書の説明が一致している
③ 会社実績・売上データ（数値根拠）
審査では、計画した効果が実現可能かどうかを数字で説明することが評価につながります。
例
- 過去3〜5期の売上推移
- 類似プロジェクトの成果
- 市場調査データ
実務的な注意
- 単なる推測ではなく、データが第三者でも確認できる形
- 数値に説明を添えることで説得力が増す
④ 契約書・発注書（実施計画の証明）
発注予定先や契約内容を明確にする書類も根拠資料です。
目的
- 事業の実行体制を証明
- 外注内容・費用配分を明示
- 予定どおり実施する意思を示す
実務ポイント
- 契約書は申請対象内容と一致している
- 発注日は交付決定後が基本（※制度により異なる）
根拠資料が不十分だとどうなる？
根拠資料が不十分だと以下のようなリスクが生じます：
- 審査員が評価しにくく、点数が伸びない
- 不備として差し戻しが発生し、提出期限に間に合わない
- 審査の段階で対象外と判断され、減額・不支給になる
特に添付資料のミスは、申請書の出来が良くても評価につながらない原因になるため注意が必要です。
実務でよくある根拠資料のミスと回避策
① 書類の形式・体裁が統一されていない
見積書・請求書・領収書がバラバラの体裁だと、審査員が読みづらく評価が下がる可能性があります。
回避策
- 表紙を付けて資料一覧を作成
- 項目ごとにフォルダ分け
- 日付順・対象経費別で整理
② 日付が申請要件に合致していない
領収書や振込明細の日付が申請期間外の場合、支出として認められない場合があります。
回避策
- 申請要領の「支出対象期間」を要確認
- 期間をまたぐ支出は按分や別途説明を添付
③ 数値根拠の説明が不十分
単に数字だけを書くだけでは評価されにくいです。
回避策
- 根拠データの出典を明示
- 計算方法・前提条件を説明文で添える
- グラフ・図を使って視覚化
補助金申請の根拠資料は 採択後の実績報告 でも重要な役割を果たします。「補助金採択後に失敗しない実績報告のコツ」では、報告書類の作成や不備を防ぐコツも実務視点で整理しています。
自己判断が不安なら、申請前に相談するメリット
「どの書類を添付すべきか分からない」
「この資料で評価されるのか不安」
そんな不安がある場合は、申請前に専門家（行政書士）に相談することでリスクを大幅に低減できます。
相談することで：
- 添付漏れ・形式ミスを防止
- 根拠資料の整合性チェック
- 審査員が評価しやすい構成に修正
- 誤解・制度理解不足を解消
といった効果があり、採択率アップにつながる可能性が高まります。
補助金申請を進める前に一度整理しておきたい方は、補助金申請サポートをご確認ください。
